总结――是我们在写作中接触最多的电力应用文之一。大到企业、团体,小到班组、个人都要写总结。特别是年终来临之际各种各样的总结接踵而来,什么生产总结、安全总结、党支部总结、个人总结等等。那么怎样写好年度总结呢?笔者认为主要抓好以下几个方面:
一、要弄清楚为什么要写年终总结。 总结是社会进步、人类发展的重要一环,是指导和推动各项工作的一个步骤。从大的方面说,总结能为国家制订各项路线、方针、政策提供重要依据;从个人或集体来说,总结也是不断提高思想、业务水平的一项切实的事情。同时,写总结本身也是总结过程中的重要环节。把一年来已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,进行一次具体的总分析、总研究,并提到理论的高度,也就是看看取得了哪些成绩,存在哪些缺点和不足,有什么经验可以借鉴和发扬,积累经验、提高认识和改进工作等,以便今后做得更好些,将这些内容用书面文字表述出来便是总结了。同时,总结又是应用文体中特别重要的一种,我们应该培养和提高撰写总结的能力。
二、要弄清楚基本情况。总结必须有情况的概述和叙述,有的比较简单,有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。成绩有哪些,有多大,表现在哪些方面,是怎样取得的;缺点有多少,表现在哪些方面,是什么性质的,怎样产生的,都应讲清楚。经验和教训。做过一件事,总会有经验和教训。为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。根据今后的工作任务和要求,吸取前一时期工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。
三、要弄清楚总结的种类、格式和结构形式。总结的种类有思想总结、学习总结、生产总结、工作总结、个人总结、集体总结、阶段总结、季度总结等等。这些只是划分的角度不同而有不同的名称。在具体写作上,却也有总的规律可以寻找。总结一般的格式为标题、前言、主体、结尾四部分。标题即总结的名称,有时可以将主要内容、性质作标题,如不能表达出完整的意思时,在正标题下可以再拟副标题。如《我的读书学习总结――学习南网方略的体会》。这里便是两个标题了。前言的写法多种多样,有的概述变化情况及主要成绩;有的介绍基本情况;有的概述总结的目的、方法等等。主体是总结的核心部分。一般应叙述总结事件的过程、做法、体会、经验、教训,并且要作理论的概括,总结出规律性的东西。结尾或提出今后努力方向,或指出存在的问题,或表示自己的态度。总结常见的结构形式有:一是条目式,就是把材料概括为要点,按一定的次序分为一、二、三等条,一项项地写下去。这容易条理清楚,但往往欠紧凑。二是为三段式,即从认识事物的习惯来安排顺序,先对总结的内容作概括性交代,表明基本观点;接着叙述事情经过,同时配合议论,进行初步分析;最后总结出几点体会、经验和存在问题。这种结构单纯、易学。三是为分项式,即不按事件的发展顺序,而是把做的事情分几个项目,也就是几类,一类一项地写下去,每类问题又按先介绍基本情况,再叙述事情经过,再归纳出经验、问题三个顺序写下来。这种方式较复杂,只有总结涉及面广、内容复杂的事情才采用。四是为漫谈式,如向别人介绍自己的学习经验,就可用漫谈式,把自己的实践、认识、体会慢慢叙述出来。这种方式多用于对自己亲身经历的事物的总结。各种方式都有利弊,要从自己实际出发去选用,也可创造其它形式。
四、要弄清楚总结的特点和分类:总结是自身活动实践的产物。它以客观评价自身工作活动的经验教训为目的,以回顾自身工作情况为基本内容,以自身工作实践的事实为材料,其所总结出来的理性认识也应该反映自身工作实践的规律。所以内容的自我性是总结的本质特点。总结的分类:根据内容的不同,可以把总结分为工作总结、生产总结、学习总结、教学总结、会议总结、等。根据范围的不同,可以分为全国性总结、地区性总结、部门性总结、本单位总结、班组总结等。根据时间的不同,可以分为月总结、季总结、年度总结、阶段性总结等。从内容和性质的不同,可以分为全面总结和专题总结两类。
五、要弄清楚总结的结构、内容和写法:总结按内容可以分为工作总结、学习总结、思想总结等;按时间可分为年度总结、季度总结等;按范围可分为个人总结、党支部总结、单位总结等;按总结的内容所涉及的面又可分为全面总结、专题总结等。工作进行到一定阶段或告一段落时,需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下,肯定成绩,找出问题,归纳出经验教训,提高认识,明确方向,以便进一步做好工作,把这些用文字表述出来,就叫做工作总结。内容一般由标题、正文和尾部三部分组成。
标题。总结标题有两种:一种是直接写工作总结的名称,这种标题包括:总结单位、期限和内容,例如:《2005年度修试所安全总结》,其好处是,明确、具体、一看就懂。另一种是在上一个标题前面加一个正标题,如:《抓好输电线路管理、确保电网安全运行——线路所2005年度工作总结》,其好处是,正标题是总结全文的中心思想,也是一个行动口号,既是前段工作的主要体会和经验,也是今后的行动方向。
正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。前言是正文的开头,一般简明扼要地概述基本情况,交代背景,点明主旨或说明成绩,为主体内容的展开做必要的铺垫。基本情况可以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。它是工作总结的引言,便于把下面的内容引出来,只要很短的一段文字就行了。主体是总结的核心部分,其内容包括做法和体会,成绩和问题,经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上,深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训,揭示工作中带有规律性的东西。工作回顾要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施,要写得详细、具体,对取得的成效要表达得形象、生动。在写工作回顾的过程中,还要有意识地照应到下一部分的经验教训,使之顺理成章地引出来,不至于造成前后不一的感觉。不同类型的总结,内容有所侧重,全面性总结其主体包括两个层次,即成绩和经验,经验教训应从工作回顾中很自然地归纳提炼出采。一定要写得丰富、充实,并选用具体事例适当地展开议论。使总结出来的经验和教训,有论点,有论据,有血有肉,鲜明生动,确实能给人以启发和教益。对于一般的工作总结,重点放在成绩和经验上。
结尾可以概述全文,可以说明好经验带来的效果,可以提出今后努力方向或改进意见,也只需写很短的一段话。写得长了,反而冲淡了主题。另外,要署名和写日期。写全称,位置在正文右下方第三行处,也有写在标题下的,如果标题中已有署名,这里可不再写。日期。写在署名下,另起一行。这个日期是写工作总结时的日期。
六、要弄清楚写好总结需要注意的问题:一是总结前要充分收集材料。最好通过不同的形式,听取各方面的意见,了解有关情况,或者把总结的想法、意图提出来,同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点,到群众中找事实的写法。二是一定要实事求是,成绩不夸大,缺点不缩小,更不能弄虚作假,这是分析和得出教训的基础。条理要清楚,总结是写给人看的,条理不清,人们就看不下去,即使看了也不知其所以然,这样就达不到总结的目的。三是要剪裁得体,详略适宜。材料有本质的,有现象的;有重要的,有次要的,写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分,该详的要详,该略的要略。四是总结的具体写作,可先议论,然后由专人写出初稿,再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔,或亲自主持讨论、起草、修改。